Dengan tema "A Future for the Past: AV Archiving in the 3rd Millennium", Konferensi IASA-SEAPAVAA merupakan ajang bertukar pikiran dan pengetahuan antara para praktisi kearsipan audiovisual se  dunia.  Organisasi IASA (International Association of Sound and Audiovisual Archives) yang dibentuk tahun 1969 adalah wadah dari kegiatan AV dan segala aspeknya, termasuk pertukaran, hak cipta dan preservasi, dengan sekitar 380 anggota dari 50 negara.  Sedangkan SEAPAVAA (Southeast Asia-Pacific Audiovisual Archive Association) yang juga bergerak di bidang yang sama, lebih membatasi kegiatan dan keanggotaannya di kawasan Asia dan Pasifik.  Organisasi ini baru berdiri tahun 1996 lalu, sebagai hasil rekomendasi dari pertemuan ASEAN-COCI. Organisasi ini beranggotakan sekitar 40 spesialis perpusdokinfo, di sektor audiovisual maupun bahan pustaka (tercetak).
 
Konferensi ini merupakan konferensi gabungan pertama antara kedua organisasi tersebut, yang sama-sama berkiprah di kegiatan yang hampir serupa.  Bertindak sebagai tuan rumah adalah National Archives of Singapore (NAS),  pertemuan ini memang terkait erat dengan urusan kearsipan, namun kali ini khusus mengangkat masalah yang berhubungan dengan bahan audiovisual.  Untuk pertama kalinya pula NAS mengadakan pertemuan dengan topik "audivisual heritage and archiving", sebab biasanya yang jadi subjek adalah arsip dalam arti yang sebenarnya (= kertas).  Namun seiring dengan perkembangan IT dewasa ini, teknologi AV masuk sebagai salah satu sarana pelestari bahan-bahan arsip yang berbasiskan kertas.
Oleh karena itu, dalam forum ini yang dibicarakan dan dipamerkan lebih tertuju kepada produksi bahan AV, seperti film, video dan CD, termasuk digitalisasi yang semuanya bermuara pada isu pelestarian.  Tidak lepas dari konteksnya, topik lain yang senafas juga turut meramaikan diskusi lima hari itu, antara lain. hak cipta, profesi, pendidikan dan latihan, katalogisasi dan manajemen AV.  Meskipun hanya dihadiri oleh peserta kurang dari 200 orang, namun makalah yang disajikan termasuk banyak dan bervariasi, terutama karena adanya concurrent session sehingga peserta bisa memilih acara mana yang diminati.  Jika dibandingkan dengan CONSAL XI bulan April lalu yang juga diadakan di Singapura, makalah dan makan siangnya kurang bervariasi, call for papers tidak ada, tak ada concurrent session dan peserta lebih dari 500 orang, hanya tiga hari dan biaya pendaftarannya S$ 555.
Pada konferensi AV ini peserta hanya dikenakan biaya S$ 425 untuk full member dan S$ 468 untuk non member).  Demikian komentar beberapa pustakawan Singapura eks panitia CONSAL yang juga hadir pada simposium AV.
Konferensi dibuka secara resmi oleh Mr. Lee Yock Suan, Minister for Information and the Arts, pada hari Senin siang, 3 Juli 2000, di Hotel Inter-Continental yang menjadi tempat berlangsungnya acara lima hari ini.  Sebelumnya, Ray Edmondson dari Screen Sound Australia (Presiden SEAPAVAA) dan Crispin Jewitt dari The British Library (Presiden IASA) memberikan sambutan.  Malam harinya di Singapore Art Museum diselenggarakan welcome cocktail bersamaan dengan peluncuran buku terbitan SEAPAVAA berjudul "Film in Southeast Asia: Views from the Region".
Sebetulnya, sebelum pembukaan itu telah dilangsungkan rapat-rapat intern IASA dan SEAPAVAA sejak hari Sabtu, yang terbatas hanya untuk Executive Board dan anggota perwakilan dari masing-masing negara peserta.  Delegasi Indonesia dalam rapat SEAPAVAA, 5th General Assembly Meeting, diwakili oleh Perpustakaan Nasional dan Sinematek Indonesia, penulis dan Fahmi Wardi.  Diskusi berkisar soal kegiatan organisasi selama setahun terakhir, keanggotaan, keuangan, dan rencana pertemuan 6th General Assembly di Thailand, pada pertengahan 2001 yang akan datang. Catatan, sidang  yang keempat diadakan di Malaysia, April 1999.
Hari Selasa dan empat hari berikutnya diisi oleh presentasi makalah dengan berbagai topik seputar masalah produksi AV, teknologi digital, IPR, pengadaan, dan sebagainya.  Dua di antaranya mengetengahkan tema Indonesia, yaitu "Big Challenge in Developing Cultural Audiovisual Archives: Indonesian Case", oleh Endo Suanda dari MSPI  (Masyarakat Seni Pertunjukan Indonesia), dan "Oral History Project on Indonesia: the Value and Pitfals of Active Collection Building" oleh Fridus Steijlen dari KITLV.  Di antara pemakalah, tercantum nama Dietrich Schueller dari Austrian Academy of Science yang terbilang  pakar dalam urusan preservasi film.  Baik Endo Suanda maupun Dietrich Schueller telah berperan serta dalam Seminar/Training on Archiving Video and Audio Tape Materials yang diselenggarakan di Perpustakaan Nasional RI, 7--11 Februari lalu.  Endo sebagai peserta sekaligus pembicara mewakili rekan-rekannya pada acara penutupan, sedang Dietrich sebagai instruktur.
Di sela-sela acara simposium yang padat, diadakan lawatan ke lembaga-lembaga yang menangani AV, yaitu ke Media Corporation of Singapore, National Archives of Singapore, dan ke National Heritage Board Museum.  Media Corporation of Singapore, diakronimkan MediaCorp, dulu bernama Singapore Broadcasting Corporation, merupakan perusahaan swasta yang membawahi Radio Corporation Singapore dan Television Corporation Singapore.  National Archives, adalah badan pelaksana dari National Heritage Board (NHB), berada dalam satu kementerian dengan National Library Board (NLB), yaitu Kementerian Penerangan dan Kesenian.  Pun lokasi gedungnya tidak jauh dari NLB.
Sebagaimana layaknya sebuah konferensi besar, biasanya ada acara pameran guna mendukung kegiatan utama tersebut.  Pameran pada konferensi IASA-SEAPAVAA ini skalanya masih tergolong kecil, jika dibandingkan dengan sebuah pameran buku, setidak-tidaknya jika dibandingkan pameran buku CONSAL XI baru lalu.  Meski terbilang kecil, namun objek yang dipamerkan adalah produk-produk hi-tech keluaran mutakhir, yaitu aneka peralatan AV dengan segala aksesorinya. Alat ini karena harganya relatif mahal umumnya hanya dimiliki oleh perusahaan besar, seperti Musica Studio (perusahaan rekaman), Indosiar (televisi swasta) dan MultiVision (production house).
Data terakhir dari panitia menunjukkan sebanyak 187 peserta telah mendaftar, tujuh di antaranya berasal dari Indonesia, atau minimal mengatasnamakan Indonesia meski bukan WNI, yaitu Yuwono Dwi Priyantono (Arsip Nasional), Manzarni (Arsip Daerah Sumatera Barat), Fahmi Wardi (Sinematek Indonesia), Endo Suanda (MSPI), Fridus Steijlen (KITLV), Jerry Reyes (ASEAN Secretariat Jakarta) dan saya sendiri.  Kontingen terbesar datang dari tuan rumah Singapura sendiri sebanyak 71 orang.  Justru yang tidak terwakili adalah Jepang, negara di mana sebagian peralatan dan teknologi yang dipamerkan itu diproduksi.
Konferensi ini diakhiri dengan penutupan secara resmi oleh Mr. Yatiman Yusof, Senior Parliamentary Secretary Ministry of Information and the Arts, Jumat, 7 Juli.  Turut memberikan kesan dan pesan adalah Ray Edmondson dan Crispin Jewitt serta Ms. Lily Tan, Senior Director National Archives.  Sebagai acara perpisahan, pada malam harinya digelar farewell dinner di halaman depan National Archives dengan atraksi kebudayaan setempat yang lebih mirip jurus tari dari tanah Minang.

Kesimpulan
1. Kegiatan pengarsipan (=pelestarian) bahan AV di Indonesia ternyata masih memprihatinkan, terbukti belum disadarinya betul nilai budaya dari informasi yang terkandung di dalamnya, apapun bentuk isinya oleh pengelola.  Baik di sektor pemerintah maupun swasta keadaannya sama saja, terlebih jika dilihat dari minimnya perhatian dari pembuat keputusan dan dana yang dialokasikan untuk maksud tersebut.  Pelestarian bahan pustaka tercetak masih agak lumayan karena barangkali ada sebuah Perpustakaan Nasional yang concern mengenai masalah itu sesuai dengan bidangnya, walaupun lembaga ini seharusnya juga ikut memikirkan perihal AV sebab sudah memasukkan unsur tersebut dalam lingkup kerjanya berdasarkan undang-undang serah simpan KCKR.  Apalagi SEAPAVAA tahunya ada empat lembaga besar di negeri ini yang menangani AV dengan segala aspeknya, yaitu Arsip Nasional, Sinematek Indonesia, Ditjen Kebudayaan dan Perpusnas sendiri.  Tentu saja tidak hanya yang empat ini saja, masih ada beberapa lembaga lagi yang sebenarnya tidak kalah penting, seperti Perusahaan Produksi Film Negara (PPFN), Media Massa Training Centre (MMTC) di Yogyakarta, RRI dan TVRI yang kesemuanya merupakan badan bawahan bekas Departemen Penerangan.  Kemudian ada Pustekkom milik Depdiknas.  Dari unsur swasta lebih bervariasi lagi, seperti stasiun televisi swasta, production house, perusahaan rekaman musik, dan lainnya.  Tapi nampaknya mereka ini tidak begitu antusias mengikuti sepak terjang kegiatan pelestarian, sebagaimana terbukti dari keengganan mereka berpartisipasi dalam konferensi AV di Singapura maupun dalam Seminar/Training on AV Archiving bulan Februari lalu meski undangan sudah beredar lama sebelumnya.
2. Baik pada waktu acara Seminar/Training on AV Archiving dan konferensi AV, peserta sepakat membentuk semacam konsorsium yang menampung aspirasi maupun kegiatan AV archiving di Indonesia.  Asosiasi, ikatan, perhimpunan atau apapun namanya sebenarnya sudah digagas oleh Bapak Misbach bulan Maret lalu, dan seharusnya akan dibahas lebih lanjut oleh rapat yang peminatnya memang sedikit.  Namun tidak ada respons dari mereka sampai sekarang.  Dipandang perlu dibuat sebuah perkumpulan sebagai onderbouw di bawah IPI, seperti PAPADI dan APADI jaman dulu yang bisa memayungi kegiatan kearsipan dan dokumentasi termasuk AV archiving?
Jajaran yang pada tingkat manajemen di bawah, sebetulnya sudah cukup tanggap dan siap berperan dalam urusan AV archiving ini.  Ada dugaan yang jadi masalah sebetulnya adalah management tingkat atas yang tidak mau pusing dengan soal yang vital, namun sering luput dari perhatian ini.  Implikasinya jelas, kegiatan tidak akan mungkin berjalan lancar tanpa dukungan dari yang punya kantor.  Bahkan dari ke-empat lembaga tadi, yang seharusnya paling berkompeten menangani AV, yaitu Arsip Nasional, pun tidak menunjukkan semangatnya.  Hanya Sinematek Indonesia-lah dengan Misbach Yusa Biran yang paling menggebu, sebagaimana diakui oleh kalangan SEAPAVAA sendiri.  Disusul oleh Ditjen Kebudayaan dan Perpusnas juga turut berkiprah dengan koleksinya masing-masing, yang meski termasuk sedikit tapi turut melestarikan warisan budaya bangsa.  Dan yang paling penting, dukungan dari pimpinannya yang sepatutnya dijadikan contoh buat lembaga lain.  Paling tidak, menjadi motivator.